Arztpraxen, die die Rechnungsabwicklung privatärztlicher Leistungen in eigener Regie betreiben, sollten nicht nur auf den Stand der Forderungsbegleichung, sondern auch die zügige Rechnungsstellung beachten. Es ist empfehlenswert, die Liquidation direkt nach Abschluss der Behandlung wegzuschicken. Die oft übliche Rechnungsstellung zum Quartalsende oder noch später erweckt häufig den Eindruck, dass die Praxis das Geld nicht notwendig habe. Es empfiehlt sich in Privatliquidationen standardmäßig ein Zahlungsziel zu nennen. Eine Praxis könne zum Beispiel § 12 GOÄ anführen, wonach eine Forderungen sofort fällig ist.
Alternativ oder ergänzend gibt es den Hinweis, dass spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gemäß § 286 III BGB ohne weitere Mahnung Verzug eintritt.
Diese Zusatztexte signalisieren auf der Rechnung dem Patienten, dass der Arzt für seine erbrachten Leistungen eine pünktliche Bezahlung erwartet.
Wenn eine Praxis so verfahre und dazu ein straffes Mahnwesen etabliert hat, steigen die Ergebnisse im Inkassoverfahren signifikant.
Säumige Patienten sollten spätestens nach 30 Tagen die erste Mahnung bekommen. Mit ihr trete nach dem Gesetz Zahlungsverzug ein. Hiermit ist die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren erfüllt. Experten empfehlen sogar, bereits nach 14 Tagen eine zweite Mahnung zu schicken in der der Patient deutlich auf die Folgen eines z.B. Inkassoverfahrens hingewiesen werde. Eine beigefügte Rechnungskopie vermeidet Ausflüchte wie „ich habe keine Rechnung erhalten„.
Bei privaten Abrechnungsdienstleistern empfiehlt sich ein Vergleich der angebotenen Leistungen. Dafür stehen zum Beispiel die beiden kostenfreien online-Vergleichsportale http://www.abrechnungsstellen-vergleich.de/ oder http://www.scoremed.de/ zur Verfügung.
Hierbei ist grundsätzlich zwischen dem Inkassoverfahren und dem Factoring zu unterscheiden. Beim Inkassoverfahren bleibt der Arzt Eigentümer der Forderung und trägt somit auch das Risiko des Ausfalls. Beim Factoring verkauft der Arzt seine Honorarforderung an den Dienstleister, der damit auch das Risiko trägt.