Grundsatz: Rechnung zeitnah erstellen und Zahlungsziel angeben. An erster Stelle steht die Rechnungsstellung: die Liquidation sollte grundsätzlich direkt nach Abschluss der Behandlung und nicht erst zum Quartalsende oder noch später abgeschickt werden. Die Rechnung zum Quartalsende könnte signalisieren, dass der Arzt sein Honorar nicht wichtig nimmt. Den Patienten daran zu erinnern kostet das Praxisteam " Zeit und Geld". Am Quartalsende sollten Praxen ihre Buchhaltung nach unbezahlten Rechnungen überprüfen und alle, die 90 Tage und älter sind zum Inkasso geben.
Zahlungsziel: Eine Praxis kann nach Paragraph 12 GOÄ standardmäßig ein Zahlungsziel nennen. Zum Beispiel könnte das Zahlungsziel lauten: eine Forderung ist sofort fällig. Alternativ oder ergänzend gibt es den Hinweis, dass spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gemäß § 286 Abs. 3 BGB ohne weitere Mahnung Verzug eintritt. Patienten werden solche Zusatztexte ohne weiteres akzeptieren. Der Hinweis führt grundsätzlich zur schnelleren Zahlungseingängen.
Mahnung nach 30 Tagen. Säumige Patienten erhalten spätestens nach 30 Tagen die erste Mahnung, es sei denn, sie wurden auf Paragraph 286 Abs. 3 BGB hingewiesen. In diesem Fall tritt nach dem Gesetz Zahlungsverzug ein. Somit ist die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren erfüllt. Empfehlenswert ist nach 14 Tagen eine 2. Mahnung, in der der Patient deutlich auf die Folgen -etwa das Inkassoverfahren- hingewiesen wird. Die Rechnungskopie ist beigefügten. Das praxengängige Verfahren, 3 Mahnungen im Abstand von je 30 Tagen zu verschicken, erhöht für das Praxisteam das Risiko auf der unbezahlten Rechnung sitzen zu bleiben.